Чек-лист технічного завдання: що підготувати перед замовленням сайту чи бота

Чим точніше ви опишете задачу, тим точніша ціна, коротший термін і менше сюрпризів. Але писати ТЗ на 40 сторінок не потрібно. Достатньо відповісти на правильні питання. Ось чек-лист, з яким ми працюємо самі.

1. Мета і метрика успіху

• Яку проблему бізнесу має вирішити продукт?
• Яку одну дію має зробити користувач?
• Як ви зрозумієте, що проєкт успішний через 3 місяці? Конкретна цифра: заявок на місяць, частка автоматизованих звернень, час обробки.

Приклад: «Бот має приймати 70% записів без адміністратора і зменшити неявки на 30%».

2. Аудиторія

• Хто користувачі: клієнти, співробітники, партнери?
• Скільки їх зараз і скільки очікуєте через рік?
• З яких пристроїв вони заходять? (Для більшості B2C це телефони.)
• Якими мовами?

3. Сценарії

Опишіть 3-5 головних сценаріїв у форматі «користувач хоче... щоб...»:

• «Клієнт хоче записатися на стрижку на сьогодні, щоб не дзвонити»;
• «Адміністратор хоче бачити всі записи на день на одному екрані»;
• «Власник хоче щоранку отримувати звіт про завантаженість майстрів».

Сценарії важливіші за список функцій: вони показують, як продукт використовуватиметься насправді.

4. Функції: обов'язкові і бажані

Розділіть функції на дві колонки:

Обов'язково для запуску	Можна пізніше
Запис на вільний слот	Програма лояльності
Нагадування	Розсилки
Передоплата	Відгуки після візиту
Адмінка для розкладу	Аналітика по майстрах

Це головний інструмент економії бюджету: перша версія виходить швидше, а друга будується на реальних даних.

5. Інтеграції

• Які системи вже використовуєте: CRM, облік, каса, телефонія, пошта?
• Куди мають потрапляти дані з нового продукту?
• Чи є у цих систем API або вебхуки? (Якщо не знаєте - ми перевіримо.)
• Які платіжні системи потрібні?

Кожна інтеграція додає 1-4 дні, тому чесний список інтеграцій - половина точної оцінки.

6. Контент

• Хто пише тексти? Якщо ми, які матеріали ви надасте?
• Є фото, логотип, брендбук?
• Скільки сторінок, товарів, послуг на старті?
• Хто оновлюватиме контент після запуску?

7. Дизайн

• Є готовий фірмовий стиль чи потрібно створити?
• Приклади сайтів чи додатків, які подобаються, і чим саме?
• Рівень дизайну: шаблонний, кастомний чи повний UX-цикл з тестуванням?

8. Дані і безпека

• Які персональні дані збираються?
• Чи потрібна відповідність GDPR (якщо є клієнти з ЄС)?
• Хто має доступ до адмінки і з якими правами?
• Чи потрібна двофакторна автентифікація?

9. Терміни і бюджет

• Чи є жорсткий дедлайн (запуск реклами, подія, сезон)?
• Який бюджет комфортний? Чесний діапазон допомагає запропонувати рішення, яке вкладеться в нього, а не найдорожчий варіант.

10. Критерії приймання

Як ви перевірятимете, що робота виконана? Наприклад:

• усі 5 сценаріїв проходять на iPhone і Android;
• заявка потрапляє в CRM за 10 секунд;
• сторінка завантажується менше ніж за 2 секунди на 4G;
• адміністратор може змінити розклад без допомоги розробника.

11. Після запуску

• Хто підтримуватиме продукт?
• Чи потрібен гарантійний період і SLA?
• Які доопрацювання вже плануєте на 3-6 місяців?

Шаблон короткого брифу

Якщо часу мало, ось мінімум, з яким можна отримати оцінку з точністю 15-20%:

1. Бізнес: ніша, розмір команди, кількість клієнтів на місяць.
2. Задача: що болить і яку одну дію має зробити користувач.
3. Функції: 5-7 обов'язкових.
4. Інтеграції: список систем.
5. Терміни і бюджет: діапазони.

Найшвидший спосіб - пройти AI-бриф: асистент поставить ці питання по черзі, складе структурований бриф і одразу порахує орієнтовну ціну.

Типові помилки в ТЗ

Описувати рішення замість задачі. «Потрібна кнопка зеленого кольору» замість «користувач має швидко знайти, як записатися».

Все обов'язково. Якщо всі функції критичні, жодна не критична. Пріоритизуйте.

Мовчати про бюджет. Підрядник може запропонувати рішення за $10 000, коли задачу можна закрити за $1 500.

Забути про контент. Сайт без текстів і фото не запуститься вчасно, навіть якщо код готовий.

Приклад заповненого брифу

Бізнес: мережа з двох стоматологічних клінік, 6 лікарів, близько 900 пацієнтів на місяць.

Задача: адміністратори не встигають відповідати на дзвінки в пікові години, а після 19:00 дзвінки не приймає ніхто. Мета - щоб пацієнт міг записатися будь-коли, а пропущених дзвінків не було.

Функції: запис на вільний час лікаря, перенесення і скасування, нагадування за добу, передача складних випадків адміністратору.

Інтеграції: медична система з розкладом, Viber для нагадувань, телефонія.

Терміни і бюджет: запуск до початку сезону через 5 тижнів, бюджет до $4 000.

З таким брифом можна назвати ціну і терміни з точністю 10-15% і одразу запропонувати план: голосовий агент для дзвінків плюс бот у Viber для нагадувань. Схожий проєкт описаний у кейсі стоматологічної клініки.

Часті питання

Хто має писати ТЗ: замовник чи виконавець? Замовник описує задачу і бізнес-вимоги, виконавець перетворює їх на технічні рішення. Хороше агентство допомагає з брифом і не вимагає від вас технічних знань.

Що робити, якщо вимоги зміняться під час проєкту? Це нормально. Важливо фіксувати зміни письмово з оцінкою впливу на ціну і терміни.

Скільки має займати ТЗ для невеликого проєкту? Для лендінгу або простого бота достатньо 1-2 сторінок. Для CRM або SaaS-MVP - 5-10 сторінок зі сценаріями і прикладами екранів. Обсяг менш важливий, ніж відповіді на питання з чек-листа.

Чи потрібні макети від замовника? Ні. Достатньо прикладів, які подобаються, і пояснення, чим саме. Прототип і дизайн - частина роботи підрядника.

Що зробити вже сьогодні

Відкрийте порожній документ і за 20 хвилин дайте відповідь на п'ять питань з шаблону короткого брифу вище. Не прагніть ідеалу: чернетка з п'яти абзаців корисніша за ідеальне ТЗ, яке ніколи не буде написане.

Потім покажіть документ двом людям: колезі, який знає процес, і комусь, хто його не знає. Перший знайде пропущені деталі, другий - незрозумілі місця. Після цих правок бриф готовий до розмови з підрядником і дозволить отримати точну оцінку з першого разу, без тижнів листування.

Головне коротко

• Опишіть мету і метрику успіху, а не лише список функцій.
• Сценарії «користувач хоче... щоб...» важливіші за перелік кнопок.
• Розділіть функції на обов'язкові для запуску і ті, що можна додати пізніше.
• Чесний список інтеграцій і бюджет дають точну оцінку з першого разу.
• Критерії приймання захищають обидві сторони від суперечок.

Висновок

Хороше ТЗ - це не об'єм, а відповіді на правильні питання: навіщо, для кого, що обов'язково, з чим інтегрувати і як перевірити результат. Збережіть цей чек-лист і пройдіться по ньому перед розмовою з будь-яким підрядником. А якщо хочете перевірити свою задачу зараз, скористайтеся калькулятором вартості.